Slik virker KontoPronto
Du kan bruke KontoPronto på tre nivåer; Uten bankavtaler, med OCR-innbetalingsavtale og med AvtaleGiro-avtale. Under er flyten forklart for alle disse tre nivåene. Siden 2019 kan man også sende faktura som EFaktura, dette er uavhengig av de tre andre nivåene, men det er en stor fordel å ha KID/OCR på fakturaene.
1. KontoPronto uten bankavtaler
Uten bankavtaler er KontoPronto et enkelt fakturasystem. Du lager fakturaer med profesjonelt utseende, og kundene betaler dem i banken sin som vanlig.
Uten bankavtaler lager Kontopronto ikke KID på fakturaene, men betalingene har fakturanummer som sammen med kundenummer identifiserer betalingene for deg.
Forklaring:
- 1. Du oppretter en faktura eller et oppdrag med flere fakturaer i KontoPronto.
- 2. På fakturadato sender KontoPronto ut alle fakturaene i epost til kundene dine.
- 3. Kundene betaler regningene i banken, nettbank eller på annen måte.
- 4. På forfallsdato blir pengene overført til din konto fra betalers konto.
- 5. Pengene er på konto, og du kan se dem i nettbanken eller på den månedlige kontoutskriften fra banken din.
Betalingsforløpet er akkurat som uten KontoPronto, men ved å systematisere fakturautsendelse kan du øke punktligheten i innbetalingene. Kundene får et profesjonelt inntrykk av deg og din forening/bedrift, og tar regningene fra deg mer alvorlig. Men du er fortsatt avhengig av at kundene husker å betale.
2. KontoPronto med OCR-avtale
Med en OCR-innbetalingsavtale i banken din, genererer KontoPronto KID på fakturaene. Når kundene oppgir KID ved innbetaling, vil alle innbetalinger per bankoppgjør komme som en sum på kontoutskriften din.
KontoPronto får en elektronisk liste fra banken. Listen inneholder alle de enkeltstående innbetalingene som inngår i summen, og systemet kan automatisk oppdatere kundenes utestående hos deg (det kalles kundereskontro). KontoPronto vet nå om innbetaling for en faktura er kommet, og kan hjelpe deg med å purre kundene.
Forklaring:
- 1. Du oppretter en faktura eller et oppdrag med flere fakturaer i KontoPronto. Fakturaene får KID slik at de kan identifiseres elektronisk.
- 2. På fakturadato sender KontoPronto ut alle fakturaene i epost til kundene dine.
- 3. Kundene betaler regningene i banken, nettbank eller på annen måte.
- 4. På forfallsdato blir pengene overført til din konto fra betalers konto, men du får bare summen av innbetalinger per bankoppgjør.
- 5. Banken sender elektronisk informasjon til KontoPronto om innbetalingene som ligger bak summen.
- 6. KontoPronto sender deg en egen epost med regnskapsbilag for innkommende innbetalinger (sum og liste over kundene som har betalt).
- 7. Pengene er på konto, og du kan se sumtallene i nettbanken eller på den månedlige kontoutskriften fra banken din.
Med OCR-avtale knyttes fakturaer og innbetalinger sammen med KID. På kontoen kommer et sumtall, mens du får en liste med navn og kundenummer som du tar rett inn i regnskapet ditt.
3. KontoPronto med AvtaleGiro-avtale
Med AvtaleGiro-avtale i banken din blir du kongen på haugen. Når kundene etterhvert takker ja til AvtaleGiro, blir fakturaene automatisk trukket fra kontoen deres.
Kundene får fortsatt faktura med KID på epost, men denne er nå bare et varsel om trekket som kommer.
Forklaring:
- 1. Du oppretter en faktura eller et oppdrag med flere fakturaer i KontoPronto. Fakturaene får KID slik at de kan identifiseres elektronisk.
- 2. På fakturadato sender KontoPronto ut alle fakturaene/varslene i epost til kundene dine.
- 3. Samtidig som faktura blir sendt ut, sender KontoPronto elektronisk betalingsoppdrag til AvtaleGiro-systemet.
- 4. AvtaleGiro-systemet sender informasjon om betalingsoppdraget til kundenes banker som kan vise frem den kommende betalingen i nettbank.
- 5. På forfallsdato blir pengene automatisk overført til din konto fra betalers konto, og du får summen av innbetalinger per bankoppgjør.
- 6. Banken sender elektronisk informasjon til KontoPronto om innbetalingene som ligger bak summen.
- 7. KontoPronto sender deg en egen epost med regnskapsbilag for innkommende innbetalinger (sum og liste over kundene som har betalt).
- 8. Pengene er på konto, og du kan se sumtallene i nettbanken eller på den månedlige kontoutskriften fra banken din.
Med AvtaleGiro-avtale gir du kundene dine anledning til å slippe å tenke på at regningene skal betales. De må likevel først takke ja til dette, enten skriftlig eller i nettbanken sin. KontoPronto får beskjed fra AvtaleGiro-systemet om hvilke av kundene dine som har takket ja til å bli automatisk belastet. De andre får faktura med KID som med OCR-avtale, og de innbetalingene inngår i samme sum på kontoen.
4. KontoPronto med Efaktura
Efaktura kommer på siden av løsningene som er beskrevet over. Hvis du velger Efaktura med KontoPronto blir fakturaen formidlet gjennom bankenes Efaktura-system istedenfor mail. Selve innbetalingen fungerer på samme måte som uten, men kunden får en enkel måte å godkjenne ferdig utfylt faktura i nettbanken eller Vipps.
KontoPronto benytter både "ny" og "gammel" måte å inngå efaktura-avtale på. Gammel måte er at betaleren får tilbud om efaktura når hun betaler første regning, eller registrerer det på forhånd i nettbanken med en referanse/KID. Den nye måten er at bankkunder kan gi samtykke til nye efaktura-utstedere (som deg!) og utstedere kan søke seg frem til disse kundene med bl.a. telefonnummer og epostadresse.
Samarbeidet mellom Nets/Efaktura og Vipps gjør at KontoPronto kan søke etter efaktura-mottagere blant alle Vipps-brukere (som har samtykket), og dessuten vil fakturaen komme opp med varsel i Vipps og brukeren kan betale den rett fra mobilen sin! Stort lettere blir det ikke.
Forarbeide
I tillegg til å lage en avtale med KontoPronto, er det et par ting du må gjøre som forberedelser til å ta i bruk ditt nye verktøy.
Organisasjonen din
KontoPronto er først og fremst et verktøy for kasserer, men sørg for å ha med deg resten av organisasjonen/styret på de endringene du gjør. Du kan godt prøve ut KontoPronto på eget initativ uten bankavtaler, men når du er klar for å ta skrittet fullt ut, er det lurt at styret godkjenner det først. Det påløper noen gebyrer som din bank tar for å håndtere betalinger med OCR- og AvtaleGiro-avtale. Lag et estimat/budsjett som viser hvor mye dette vil utgjøre for dere, og finn ut om dette likevel lønner seg.
Kundene dine
Informer medlemmene/kundene om at du vil endre rutinene. Skal du bruke KontoPronto med AvtaleGiro, lønner det seg å oppfordre alle til å inngå AvtaleGiro-avtale for belastning av dine fakturaer, enten ved å underskrive en fullmakt som du gir dem, eller ved å svare ja på AvtaleGiro i nettbanken når de betaler den første regningen. Du har mye igjen for å få alle medlemmene/kundene dine over på avtalegiro. Har du mulighet til å gjøre AvtaleGiro obligatorisk for dine kunder/medlemmer, så anbefaler vi at du gjør det.
I KontoPronto registrerer og vedlikeholder du alle kundene. KontoPronto har gjort dette så enkelt som mulig ved at vedlikehold av kundeliste skjer ved innlasting av et Excel-ark som du har ansvar for. Hvis dette ikke passer, så ta kontakt med oss, så finner vi sammen en løsning som gjør dette så enkelt som mulig.
Banken din
Du trenger bankavtale for produktene OCR og AvtaleGiro. For OCR kan KontoPronto selv utstede en avtale for deg med din bank. For AvtaleGiro er det fortsatt et skjema som gjelder. Dette er kanskje det som virker mest vanskelig, men det er det ikke. Vi hjelper deg med å fylle ut de nødvendige skjemaene, eller vi blir med deg i banken.
Efaktura-tjenesten trenger ingen bankavtale. KontoPronto er selvstendig leverandør av dennne tjenesten.
Innkreving
Når du skal gjøre en innkreving av penger, oppretter du et oppdrag i KontoPronto. Du velger om oppdraget gjelder alle medlemmene/kundene dine, eller bare noen få. Selv om du fakturerer alle, kan du enkelt justere beløpet på hver faktura. Fakturaen er i PDF og har din logo.
Fakturadato
Du må sette en fakturadato/oppdragsdato på oppdraget ditt. Dette kan være når som helst fra og med idag. Det som skjer på fakturadatoen, er at KontoPronto sender ut alle fakturaene i epost. Bruker du KontoPronto med AvtaleGiro, vil innkrevingen også bli sendt inn til bankenes AvtaleGiro-system.
Forfallsdato
Du må også sette en forfallsdato på oppdraget ditt. Dette er når kunden(e) skal betale regningen. Hvis du bruker KontoPronto med AvtaleGiro, er dette datoen da kunden blir automatisk belastet på sin konto, og du får pengene. Med AvtaleGiro, må forfallsdato være minst 10 dager etter fakturadato.
Kansellering
Har du valgt en fakturadato som ennå ikke er passert, kan du avbryte oppdraget. Hvis faktura er blitt sendt, kan du ikke kansellere den. Du kan imidlertid lage en kreditnota til kundene dine, som nuller ut fakturaen som er blitt sendt. Bruker du KontoPronto med AvtaleGiro, gjelder det samme, men du kan ikke avbryte når det er mindre enn ett døgn til forfall.
Slik oppleves det for kundene
Kundene får et profesjonelt inntrykk av din organisasjon fordi du håndterer innkreving av penger på en seriøs måte. De får en faktura med spesifikasjon av hva de skal betale, med fakturadato, forfallsdato, beløp, kontonummer og KID. Og hvis du tilbyr AvtaleGiro, viser du at du har effektive betalingsrutiner og at du har valgt en løsning som gjør det enkelt også for kundene.
AvtaleGiro-systemet er utviklet i fellesskap av bankene i Norge, og det følger endel rutiner og rettigheter med. Kundene kan stoppe betalingene dersom de mener noe er feil, eller de kan be banken sin om alternativ betalingsform. Kundene har også rett til å bli varslet om alle automatiske betalinger, og det tar KontoPronto seg av.
Innbetaling og regnskap
Med KID-innbetalinger blir innbetalingene summert på kontoutskriften, og du trenger en liste ved siden av for å vite hvilke innbetalinger som ligger i summen. Dette sender KontoPronto til deg på slutten av hver dag hvor det er innbetalinger. Listen kommer i en PDF-fil som du skriver ut og bruker som bilag i regnskapet ditt. KontoPronto tar vare på disse i ett år, så du finner dem også i innbetalingsoversikten når du er logget inn.